Suksess - Hvordan?

Erika Lundin
10.07.2018
Hvordan klarte klubben å lage et så godt Regionmesterskap for Øst/Vest?

Hønefoss Basketballklubb arrangerte det første Regionsmesterskapet for Øst/Vest seriene i Region Øst. Her kan dere finne alle resultater og bilder. LINKE

Evalueringen av arrangementet var utelukkende positivt og Hønefoss fikk til et suksessarrangement. Her kan dere lese resultatene fra evalueringen av RM Øst/Vest. LINKE

Vi i regionen valgte derfor å intervjue Hønefoss for å se om de hadde noen tips og triks i armen som kunne deles videre til kommende arrangører.


Intervju med Hønefoss via Thomas Johansen, Sportslig Leder Hønefoss Basketballklubb

Hvordan klarte dere å få til et så vellykket arrangement?
Først og fremst var vi godt forberedt og hadde startet planleggingen tidlig. Samtidig ville vi vise at vi kunne levere et solid arrangement i "lille" Hønefoss. Vi synes det var artig å få arrangere det første Regionsmesterskapet for Øst/Vest-seriene og at det er viktig for videre rekruttering i Regionen å arrangere et slikt RM. Dette var virkelig både inkluderende, gøy og målrettet.  


Hvordan fordelte dere arbeidsoppgavene før/under og etter RM innad i klubben?
Før :
Styret i klubben har hatt hovedansvaret. Vi "grovdelte" oppgavene i to : 1) Kiosk og vakter, 2) Selve kamparrangementet (hovedsekretariat, kampsekretariat (inkl opplæring), garderober). RM har vært fast sak på styremøtene helt siden tildeling av arrangementet i mai 2017. Vi startet med idemyldring (hva har vi lyst til å gjøre ut av arrangementet, hva kan vi få til, hva prøver vi selv om vi kanskje ikke får det til - ingen ideer var for dumme). 
Det var også viktig for oss å ha en god og tidlig dialog med de ansatte i Hønefoss Arena og på Regionskontoret (begge deler har vært utelukkende positivt). 
Vi fordelte oppgaver ut til lagene, de tre eldste lagene fikk ansvar for kampsekretartiat, mens de yngre lagene fikk oppgaver som vakter, hallvakter, kiosk og levere vaffelrøre. 
Under : 
Hovedsekretariatet var viktig. Oppgaver her var kampskjemaer, resultatservice, garderobeoversikt, ønske lagene velkommen og vise dem til rett garderobe og hall, livestreaming av kampene (en person ansvarlig), instruere og veilede vaktene våre. 
Vi hadde to kiosker som måtte være bemannet hele tiden. Det var viktig for oss å ha to-tre personer som hadde hovedansvaret for denne delen av arrangementet. 

Etter :
Evaluering i styret og med sentrale personer på lagene (trenere, lagkontakter), samt foreldre generelt. 

0

Hvor mange deltok i den frivillige «dugnaden» under RM?
Ca 75 personer til vakt, hallvakt, kioskvakt og levere vaffelrøre. 
Ca 40 personer til hovedsekretariat, kampsekretariat, etc.

Rundt 115 totalt med store og små oppgaver. 

0

Hva er dere mest stolt over av dette arrangementet?
Generelt at alt gikk på skinner. Vi tenker vel at speakertjenesten under kampene var med på å løfte arrangementet flere hakk. Dette er ikke noe nytt for oss, da vi tilstreber oss å ha dette på ordinære seriekamper også. Med unntak av presentasjon av lagene, er det slik vi ønsker å arrangere våre hjemmekamper ! 
Dessuten er vi jo veldig stolte av å kunne bruke den flotte hallen vår til dette arrangementet. Hønefoss Arena egner seg utmerket til å arrangere et slikt mesterskap. Litt ekstra artig at vi har en egen grafisk designer som laget egen logo til RM, samt flotte plakater som ble hengt opp i hallen. 

0

Hvis dere skulle få arrangere igjen, hva hadde dere gjort annerledes?
Selv om arrangementet gikk veldig bra så vil vi nok ved et senere arrangement sørge for en mer stabil løsning for livestreamingen (den ble litt ustabil dessverre). I tillegg ville vi nok kun hatt en kiosk i tribuneområdet (dessverre for oss, stor lekkasje til bakeren i 1.etasje). 

0

De 11 viktigste punktene kring et vellykket arrangement, hvilke er de?
Ikke nødvendigvis i prioritert rekkefølge : 
1. Start planleggingen tidlig. 
2. Ha god dialog med Regionen og ansatte i hallen. 

3. Få ut info til medlemmer/foreldre så tidlig som mulig. 
4. Ikke legg for mange/store oppgaver på hvert medlem, fordel det utover hele klubben.

5. Sørg for god informasjon til deltagende lag i forkant. Prøv å få inn lagoppstillinger før kampene. 
6. Ha et hovedsekretariat - ønsk lagene velkommen, vis dem garderoben o.l.
7. Ha speakertjeneste under kampene (ikke bare opplys om hva som er neste kamp). Dette løfter arrangementet veldig og betyr mye for spillerne og publikum. Forklar litt regler underveis, tell poeng osv. 
8. Bruk sosiale medier (Facebook) og hjemmeside for info og resultatservice (oppdater så fort som mulig etter hver kamp). 
9. Kjør livestream av kampene (du trenger egentlig ikke mer enn en iPad/nettbrett, nettilkobling og en youtubekonto). 
10. Ha flere betalingsmuligheter i kiosken (vi hadde kontant, kort og Vipps). 
11. Fotograf og fast sted for lagbilder (dette ordnet Regionen)

0

Hvilke råd har dere til kommende arrangører?
Vær godt forberedt og start planleggingen tidlig. Fordel oppgavene utover så mange som mulig, da blir det mer overkommelig og ikke så mye på hver.  
Prøv å få til en fungerende speakertjeneste, dette topper arrangementet og betyr mye for lagene og publikum. 
Sørg for at dere har nok folk til de ulike oppgavene, husk det er alltid noen som ikke får til å møte. 
Gjør litt ekstra ut av arrangementet, ikke bare lås opp hallen og slipp inn lagene - legg klubbens stolthet i det, det gjorde vi !